Tin công ty
Nhận hồ sơ quyết toán cuối năm: đăng ký sớm để kịp hạn
An Phong bắt đầu nhận hồ sơ quyết toán thuế cuối năm từ tháng 10. Bài này nói rõ cần chuẩn bị gì, làm theo trình tự nào và vì sao nên gửi sớm.
Lưu chứng từ thế nào cho gọn, đỡ rối khi cuối kỳ
Cuối mỗi quý, kế toán hay nhận về một túi hoá đơn nhăn nhúm, vài tấm ảnh chụp mờ và một lời nhắn: chị xem giúp em. Chuyện này không phải lỗi của chủ doanh nghiệp, chỉ là chưa ai chỉ cho cách lưu cho gọn. Bài này nói về cách đơn giản nhất mà chúng tôi hay khuyên khách.
Nguyên tắc đầu tiên: mỗi tháng một ngăn
Cách dễ nhất là chia theo thời gian. Mỗi tháng một túi hồ sơ hoặc một kẹp tài liệu, ghi rõ tháng và năm bên ngoài. Trong đó chia tiếp thành ba ngăn: hoá đơn mua vào, hoá đơn bán ra, và giấy tờ khác như phiếu chi, biên nhận, hợp đồng nhỏ.
Đừng cố phân loại quá chi tiết. Phân loại quá nhiều thì sau hai tuần bạn sẽ bỏ cuộc. Ba ngăn là đủ để kế toán lấy ra làm việc.
Chụp ảnh hoặc quét ngay trong ngày
Giấy in nhiệt dễ phai chữ sau vài tháng, nên hoá đơn bản giấy loại này cần chụp hoặc quét sớm. Thói quen tốt là chụp ngay khi nhận, rồi bỏ bản giấy vào ngăn của tháng đó.
Khi chụp, bạn nên để ảnh rõ cả bốn góc, đủ sáng, không bị cắt mất tên người bán, mã số thuế hay tổng tiền. Một tấm ảnh mờ không dùng được thì cũng như chưa có.
Đặt tên file thống nhất
Với file trên máy hoặc điện thoại, hãy chọn một quy tắc đặt tên và giữ mãi. Ví dụ: năm-tháng-ngày, tên đơn vị bán, số tiền. Nhờ vậy khi cần tìm, bạn gõ một từ là ra. Các thư mục cũng chia theo tháng giống bản giấy.
Một vài thói quen nhỏ giúp bạn đỡ khổ về sau:
- Mỗi tuần dành mười phút gom chứng từ vào đúng ngăn, đừng để dồn cả tháng.
- Ghi chú ngắn vào hoá đơn nếu khoản chi có mục đích đặc biệt, ví dụ tiếp khách hay mua cho dự án nào.
- Lưu sao kê ngân hàng mỗi tháng, đối chiếu với hoá đơn khi có thể.
- Giữ riêng một thư mục hợp đồng, biên bản nghiệm thu và giấy tờ tài sản.
- Sao lưu file sang một nơi khác, như ổ đĩa ngoài hoặc kho lưu trữ trực tuyến.
Chứng từ điện tử cũng cần được giữ
Hoá đơn điện tử nhận qua email hoặc cổng tra cứu cũng cần lưu, và nên tải về cả file gốc có định dạng do bên bán cung cấp. Đừng chỉ chụp màn hình, vì có trường hợp cần đối chiếu chính file gốc.
Về thời gian phải giữ chứng từ, mỗi loại chứng từ có quy định riêng và quy định có thể thay đổi. Bạn nên hỏi kế toán hoặc kiểm tra văn bản mới nhất, thay vì tự đoán rồi huỷ sớm. Quy định có thể thay đổi, nên bạn kiểm tra văn bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan thuế trước khi làm.
Kế toán nhận hồ sơ như thế nào cho nhanh
Với khách đang dùng dịch vụ kế toán trọn gói, chúng tôi nhận chứng từ theo tháng qua thư mục chung hoặc email, kèm một danh sách ngắn những khoản cần hỏi lại. Chứng từ nào thiếu, kế toán ghi vào danh sách chứ không tự suy đoán.
Hồ sơ gọn không giúp bạn nộp ít thuế hơn. Nhưng nó giúp việc kê khai chính xác, ít sai sót và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Cần hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ phù hợp với cửa hàng hay công ty của bạn? Gọi An Phong theo số 0900 000 000 để đặt lịch tư vấn. Văn phòng ở 18 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội, mở cửa 08:00 – 17:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy.
