Trang chủ / Tin tức / Hướng dẫn

Chữ ký số và hoá đơn điện tử: doanh nghiệp cần chuẩn bị gì

Chữ ký số và hoá đơn điện tử là hai thứ gần như doanh nghiệp nào cũng phải làm sau khi có giấy phép kinh doanh. Nghe thì kỹ thuật, nhưng thực tế là một chuỗi bước khá rõ ràng. Bài này giúp bạn biết trước cần chuẩn bị gì để không bị đứng giữa chừng.

Chữ ký số là gì, dùng vào việc gì

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử có giá trị xác nhận người ký, thường nằm trong một thiết bị nhỏ giống USB gọi là token. Doanh nghiệp dùng nó để nộp tờ khai thuế qua mạng, ký hoá đơn điện tử, làm thủ tục bảo hiểm xã hội trực tuyến và một số dịch vụ công khác.

Token này gắn với doanh nghiệp và người đại diện, nên bạn cần giữ cẩn thận như giữ con dấu. Ai cầm token và biết mã bảo vệ thì có thể ký thay công ty.

Giấy tờ cần chuẩn bị để đăng ký

Thông thường, bạn cần giấy phép kinh doanh và căn cước công dân của người đại diện. Dịch vụ chữ ký số của An Phong tính từ 1.300.000đ mỗi năm, gồm đăng ký, cài đặt và hướng dẫn dùng để kê khai thuế điện tử.

Sau khi đăng ký, đơn vị cung cấp sẽ xác minh thông tin rồi bàn giao token. Bạn nên cài thử và ký thử một tài liệu ngay lúc nhận, đừng đợi đến sát hạn nộp tờ khai mới mở ra dùng.

Hoá đơn điện tử cần những bước nào

Để phát hành hoá đơn điện tử, doanh nghiệp thường phải chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn, đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và dùng chữ ký số để ký. Sau đó mới tạo và gửi hoá đơn cho khách.

Quy định về đối tượng phải dùng, thời điểm áp dụng và cách thực hiện đã nhiều lần được điều chỉnh. Vì vậy chúng tôi không nêu mốc cụ thể ở đây. Quy định có thể thay đổi, nên bạn kiểm tra văn bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan thuế trước khi làm.

Những lỗi hay gặp khi mới dùng

Qua nhiều hồ sơ, chúng tôi thấy mấy lỗi lặp lại, và phần lớn tránh được nếu biết trước:

• Chữ ký số hết hạn mà không ai nhớ gia hạn, đến lúc nộp tờ khai mới phát hiện.
• Xuất hoá đơn sai tên hoặc sai mã số thuế của khách, rồi phải điều chỉnh hay huỷ.
• Để token ở một máy duy nhất, máy hỏng là không ký được.
• Giao token và mã bảo vệ cho người không có trách nhiệm trong công ty.
• Không lưu lại file hoá đơn gốc và biên nhận từ cơ quan thuế.

Cách làm cho gọn

Chúng tôi thường làm theo thứ tự: có giấy phép, đăng ký chữ ký số, chọn phần mềm hoá đơn, rồi mới đăng ký với cơ quan thuế. Mỗi bước có người nhắc việc và ghi lại ngày hết hạn của chữ ký số để báo bạn trước khi hết hạn.

Nếu bạn muốn tự làm, hoàn toàn được. Còn nếu muốn nhờ, hãy chuẩn bị sẵn giấy phép và căn cước, phần còn lại để chúng tôi hướng dẫn từng bước. Bạn vẫn là người nắm token, chúng tôi chỉ giúp cài đặt và chỉ cách dùng.

Đặt lịch tư vấn☎ 0900 000 000