Não AI dùng chung cho các phòng ban: dựng thế nào, cần hạ tầng gì

Khi bộ não công ty chỉ phục vụ một người thì để trong một thư mục trên máy là đủ. Đến lúc cả Kinh doanh, Marketing, Nhân sự, Kế toán cùng muốn hỏi AI về quy trình của công ty, câu hỏi đổi khác: để ở đâu cho ai cũng đọc được, mà bảng lương của Nhân sự thì phòng khác không mở được? Bài này vẽ thành 7 sơ đồ, người chưa từng dùng GitHub cũng làm theo được.

Hình dung trước: một tòa nhà có phòng họp chung và các phòng có khoá

Nếu bạn chưa biết bộ não công ty nên chứa gì, hãy đọc trước bài Bộ não công ty cho AI: nạp gì trước, mất bao lâu để xây. Bài này nói phần tiếp theo: khi đã có nội dung, làm sao để nhiều phòng ban dùng chung mà không lộ dữ liệu của nhau.

Phải tách mỗi phòng một ô vì GitHub chỉ khoá quyền theo từng kho, không khoá theo từng thư mục bên trong. Để chung một kho thì ai đọc được cũng đọc được hết.

Cần gì: bốn thứ, không cần máy chủ

Tài khoản tổ chức trên GitHub (gói miễn phí đã dùng được; muốn bắt buộc mọi thay đổi ở não chung phải duyệt trước thì cần gói trả phí), gói Claude cho đội nhóm (mỗi người một tài khoản, giá xem trên trang của Anthropic), ứng dụng Claude và GitHub Desktop trên máy mỗi người. Máy chỉ cần Windows hoặc Mac có mạng.

Người quản trị: dựng nền một lần

Phần này do một người làm, thường là chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách công nghệ. Các ô xám trong sơ đồ là tên nút đúng như trên màn hình GitHub, bấm lần lượt từ trái sang phải.

Nhân viên: cài đặt khoảng 20 phút

Nhân viên không cần biết lập trình. Họ chỉ cần làm đúng 5 bước dưới đây một lần, sau đó mỗi ngày chỉ bấm vài nút.

D:\Nao\
├── nao-chung\        ← chỉ đọc
└── nao-marketing\    ← mở Claude ở đây
    ├── CLAUDE.md     ← luật của phòng
    ├── raw\          ← tài liệu gốc, không sửa
    └── wiki\         ← kiến thức Claude biên soạn

Dùng hằng ngày

Nói chuyện với Claude bằng tiếng Việt như với một đồng nghiệp: “Tra não: quy trình xử lý khiếu nại là gì?”, “Nạp file báo giá tháng 11 vào não phòng”, “Soạn email chào hàng theo đúng bảng giá trong não”. Trưởng phòng nói “Chốt: …” thì trợ lý ghi vào sổ quyết định của phòng.

Luật an toàn phải đặt từ ngày đầu

Rủi ro lớn nhất của não dùng chung không nằm ở công nghệ mà ở thói quen bỏ nhầm thứ vào. Hãy viết thẳng các luật này vào file luật chung để trợ lý nhắc mọi người. Với hợp đồng, thuế và số liệu tài chính, trợ lý chỉ soạn nháp; người phụ trách đọc lại và ký duyệt. Nhân viên nghỉ việc thì trong ngày xoá khỏi tổ chức trên GitHub và khỏi gói Claude.

Bắt đầu từ một phòng

Đừng mở cho cả công ty cùng lúc. Phòng thí điểm nên là phòng ít dữ liệu nhạy cảm, Marketing thường hợp nhất.

Tôi đang làm cách này thế nào

Bộ não cá nhân của tôi chạy theo đúng cách này từ tháng 9/2026: tài liệu gốc để nguyên, phần tri thức đã sắp xếp nằm ở một lớp riêng, có sổ quyết định và nhật ký, đồng bộ qua một kho riêng tư trên GitHub để dùng cùng lúc trên hai máy. Tháng 11/2026 tôi bắt đầu nhân nó ra thành não dùng chung cho bốn phòng ban của Công ty Lâm KRO, thí điểm phòng Marketing trước. Phần này mới bắt đầu nên tôi chưa có số liệu hiệu quả để chia sẻ; khi phòng thí điểm chạy xong tôi sẽ viết tiếp những chỗ vướng thật.