AI quản lý tồn kho nghe có vẻ là việc của phần mềm ERP đắt tiền, nhưng phần lớn doanh nghiệp nhỏ vẫn đang quản kho bằng một file Excel, và việc dò từng dòng xem mã nào sắp hết hàng là việc lặp lại mỗi ngày, rất dễ bỏ sót khi danh sách có vài trăm mã. Bỏ sót một mã đang bán chạy có thể khiến hết hàng giữa lúc khách cần, còn không để ý mã tồn lâu không xuất thì tiền vốn bị chôn trong kho mà không ai biết. Bài này nói cách dùng AI đọc thẳng file Excel tồn kho đang có, tự tính ra mã nào cần đặt thêm và đặt bao nhiêu theo công thức rõ ràng, và một skill Claude giúp làm việc đó chỉ trong vài phút thay vì dò tay cả buổi.
Skill “canh-bao-ton-kho” làm được gì
- Đọc file Excel tồn kho hiện có, tự dò đúng cột dù mỗi lần file đặt tên cột hơi khác nhau
- Phân loại mã hàng theo 3 nhóm: dưới ngưỡng tối thiểu, sắp hết (tính theo số ngày còn bán), và chậm luân chuyển (tồn lâu không xuất, đọng vốn)
- Tính đề xuất số lượng đặt thêm theo công thức cố định, làm tròn theo quy cách đóng gói, luôn ghi rõ công thức đã dùng để tự kiểm lại
- Tự suy ra bán trung bình/ngày và ngày xuất gần nhất từ sheet xuất kho 30 ngày nếu file gốc chưa có sẵn hai cột này
- Chế độ lập nhanh phiếu nhập/xuất kho chỉ từ một câu lệnh ngắn
- Script Python xuất file Excel cảnh báo có tô màu đỏ cho mã dưới ngưỡng, vàng cho mã sắp hết, tách riêng sheet chậm luân chuyển
Tải skill “canh-bao-ton-kho” cho Claude
File .zip gồm skill cài được ngay (claude.ai, app Claude, Claude Code), hướng dẫn cài đặt và dữ liệu mẫu để chạy thử. File đã khoá mật khẩu.
- Bấm Tải skill → trang Google Drive mở ra → bấm nút tải xuống. Drive sẽ báo “không quét được virus” vì file đã khoá mật khẩu, đây là bình thường, bấm “Vẫn tải xuống”.
- Nhắn Zalo 0868.508.585 để mua, nhận mật khẩu giải nén và được hướng dẫn cài.
- Cần chỉnh theo mẫu riêng của công ty? Nhắn luôn để đặt làm riêng.
AI quản lý tồn kho là gì, dùng AI cho việc kiểm kho thế nào
AI quản lý tồn kho, trong phạm vi bài này, không phải một phần mềm thay thế hệ thống ERP, mà là cách dùng AI đọc file Excel tồn kho công ty đang dùng sẵn hằng ngày, rồi tự tính ra ba việc: mã nào cần cảnh báo ngay, mã nào tồn đọng lâu không bán được, và nên đặt thêm bao nhiêu cho mã sắp hết. Phù hợp nhất với các công ty chưa đầu tư phần mềm quản kho riêng, vẫn đang dùng file Excel là công cụ chính.
Cách dùng thực tế là đưa file Excel tồn kho cho AI đọc trực tiếp, hoặc chạy một script có sẵn để xử lý nhanh hơn với file lớn. AI tự nhận diện các cột cần thiết (mã hàng, tồn hiện tại, ngưỡng tối thiểu, bán trung bình mỗi ngày) dù tên cột trong file có viết hơi khác nhau giữa các lần cập nhật, sau đó tính theo công thức cố định để ra danh sách cảnh báo và đề xuất đặt hàng — không đoán số khi dữ liệu thiếu.
Vì sao hỏi chat từng lần không đủ
Dán một đoạn số liệu tồn kho vào cửa sổ chat AI rồi hỏi "mã nào sắp hết" vẫn trả lời được, nhưng làm việc này với file vài trăm dòng mỗi ngày sẽ gặp ba vấn đề:
- Không đọc được cả file Excel cùng lúc. Copy dán từng đoạn dễ sót dòng, nhất là khi file có nhiều sheet (tồn kho, lịch sử xuất kho) cần đối chiếu qua lại với nhau.
- Tính sai công thức đặt hàng. Không nhắc rõ công thức, AI có thể chỉ nhìn tồn hiện tại so ngưỡng tối thiểu mà quên tính tới thời gian chờ hàng về, dẫn tới đề xuất đặt thiếu hoặc đặt thừa.
- Gộp lẫn hai vấn đề khác nhau. Mã sắp hết hàng (cần đặt gấp) và mã tồn lâu không bán được (cần giảm giá hoặc ngừng nhập) là hai việc cần xử lý khác nhau hoàn toàn, nhưng nếu không tách riêng ngay từ đầu, người đọc báo cáo dễ nhầm lẫn hướng xử lý.
Một skill giải quyết cả ba bằng cách đọc thẳng file Excel qua script, áp đúng công thức tính đề xuất đặt hàng cố định, và luôn tách riêng danh sách chậm luân chuyển khỏi danh sách sắp hết hàng.
Skill AI quản lý tồn kho làm được gì
Skill canh-bao-ton-kho nằm trong bộ Claude Skills theo nghề của LamKro, tính theo đúng công thức:
| Chỉ số | Cách tính |
|---|---|
| Số ngày còn bán | Tồn hiện tại ÷ Bán trung bình/ngày |
| Trạng thái sắp hết | Số ngày còn bán ≤ ngưỡng cảnh báo (mặc định 7 ngày) |
| Chậm luân chuyển | Không xuất kho trong số ngày vượt ngưỡng (mặc định 60 ngày) |
| Đề xuất đặt thêm | Bán TB/ngày × (thời gian chờ hàng + số ngày dự trữ) − tồn hiện tại, làm tròn theo quy cách đóng gói |
Trước khi tính, skill đọc file cấu hình công ty: thời gian chờ hàng mặc định (lead time), số ngày dự trữ an toàn mong muốn, ngưỡng coi là chậm luân chuyển. Mã hàng nào thiếu dữ liệu bán trung bình/ngày thì được ghi rõ "thiếu dữ liệu bán, không tính được" thay vì đoán số. Ngoài cảnh báo, skill còn lập nhanh phiếu nhập/xuất kho từ một câu lệnh ngắn kiểu "xuất 50 thùng giấy A4 mã GA4-70 cho đơn DH-102".
Ví dụ chạy thử skill (dữ liệu mẫu hư cấu)
Dưới đây là kết quả thật khi chạy script trên một file tồn kho mẫu 40 mã hàng thuộc 4 nhóm (văn phòng phẩm, điện tử, thực phẩm khô, bảo hộ lao động) — toàn bộ số liệu là dữ liệu mẫu hư cấu, không phải kho hàng thật. Kết quả in ra console: đọc 40 mã hàng, phát hiện 19 mã dưới ngưỡng tối thiểu, 1 mã sắp hết trong 7 ngày, 13 mã chậm luân chuyển không xuất quá 60 ngày.
| Mã hàng | Tên hàng | Tồn | Trạng thái | Đề xuất đặt | Công thức |
|---|---|---|---|---|---|
| VPP-003 | Bấm kim | 3 | DƯỚI NGƯỠNG | 54 | 4,7/ngày × (7+5) − 3 = 53,4 → làm tròn kiện = 54 |
| BH-039 | Mặt nạ phòng độc | 16 | SẮP HẾT | 80 | 6,8/ngày × (7+5) − 16 = 65,6 → làm tròn kiện = 80 |
Đáng chú ý, trong lúc chạy thử đã phát hiện một lỗi tự dò cột do file mẫu dùng gạch dưới ("Ton_hien_tai") còn từ khoá so khớp dùng dấu cách — sau khi sửa, script đọc đúng 19 mã dưới ngưỡng thay vì 0, và mã nào thiếu cả dữ liệu bán trung bình lẫn lịch sử xuất kho vẫn được ghi "thiếu", đề xuất đặt ghi "-" kèm chú thích, không tự đoán số. File kết quả có tô đỏ cho mã dưới ngưỡng, tô vàng cho mã sắp hết, tách riêng sheet chậm luân chuyển với 13 mã như "Bộ đổi nguồn" tồn 96 nhưng không xuất trong hơn 30 ngày.
Cài đặt skill trong 3 bước
- Tải skill bằng nút phía trên — file .zip đã khoá mật khẩu, giữ nguyên cấu trúc thư mục.
- Nhắn Zalo 0868.508.585 để mua và nhận mật khẩu giải nén, được hỗ trợ cài vào claude.ai (Cài đặt → Skills → Upload skill, nhớ bật "Code execution" vì skill dùng script Python đọc file Excel) hoặc Claude Code.
- Điền cấu hình công ty — thời gian chờ hàng mặc định, số ngày dự trữ an toàn, ngưỡng cảnh báo sắp hết và ngưỡng chậm luân chuyển. Chưa chắc nên đặt số nào thì cứ dùng tạm số ví dụ có sẵn trong file rồi điều chỉnh dần.
Nếu cần so sánh báo giá trước khi đặt hàng thêm cho mã sắp hết, xem thêm skill so sánh báo giá nhà cung cấp bằng AI; công ty có hoạt động xuất nhập khẩu có thể xem thêm skill AI cho xuất nhập khẩu, chứng từ.
Giới hạn & ai phải duyệt
Cảnh báo chỉ chính xác khi file Excel đưa vào được cập nhật đúng lúc — dữ liệu tồn kho cũ sẽ cho cảnh báo trễ hoặc sai. Claude chỉ tính toán và cảnh báo theo công thức cố định, không tự đặt hàng, không tự quyết định số lượng cuối cùng; người quản kho vẫn phải xác nhận thực tế tại kho (kiểm đếm, chất lượng hàng còn lại) trước khi chốt số lượng đặt.
Skill không bịa số liệu tồn, số liệu bán hay ngày tháng — mã hàng nào thiếu dữ liệu thì luôn ghi rõ "thiếu", không đoán. Phiếu nhập/xuất kho do skill soạn chỉ là bản nháp trình ký hoặc xác nhận, không thay thế quy trình duyệt nội bộ của công ty — người phụ trách kho vẫn cần kiểm tra và ký xác nhận trước khi ghi nhận chính thức, đặc biệt với các mã hàng giá trị lớn hoặc số lượng đặt thêm lớn bất thường so với thông thường.
Câu hỏi thường gặp
AI quản lý tồn kho có thay được phần mềm quản kho chuyên dụng không?
Không hoàn toàn. Skill này phù hợp nhất cho công ty đang dùng file Excel làm công cụ chính, đọc thẳng file đó để cảnh báo và tính đề xuất đặt hàng, không thay thế một hệ thống ERP quản kho đầy đủ.
Nếu file Excel không có sẵn cột bán trung bình mỗi ngày thì sao?
Skill tự tính từ sheet lịch sử xuất kho 30 ngày gần nhất nếu có; nếu file thiếu cả hai, vẫn ra được danh sách dưới ngưỡng nhưng ghi rõ "thiếu dữ liệu bán, không tính được" cho phần đề xuất đặt thêm.
Đề xuất số lượng đặt thêm có đáng tin để đặt hàng ngay không?
Đây là con số tính theo công thức từ dữ liệu trong file, cần người quản kho xác nhận thực tế tại kho trước khi chốt, vì công thức không biết được tình trạng thật của hàng tồn (hỏng, lỗi, sắp hết hạn).
Mã hàng chậm luân chuyển nghĩa là gì?
Là mã hàng tồn kho nhưng không xuất trong một khoảng thời gian dài (mặc định 60 ngày) — dấu hiệu đọng vốn, cần xem xét giảm giá, khuyến mãi hoặc tạm ngừng nhập thêm.
Lập phiếu nhập xuất kho bằng AI có cần điền tay lại không?
Skill soạn sẵn phiếu theo mẫu từ một câu lệnh ngắn, nhưng vẫn là bản nháp — người phụ trách kho cần kiểm tra thông tin và ký xác nhận trước khi ghi nhận chính thức.
Tải skill “canh-bao-ton-kho” cho Claude
File .zip gồm skill cài được ngay (claude.ai, app Claude, Claude Code), hướng dẫn cài đặt và dữ liệu mẫu để chạy thử. File đã khoá mật khẩu.
- Bấm Tải skill → trang Google Drive mở ra → bấm nút tải xuống. Drive sẽ báo “không quét được virus” vì file đã khoá mật khẩu, đây là bình thường, bấm “Vẫn tải xuống”.
- Nhắn Zalo 0868.508.585 để mua, nhận mật khẩu giải nén và được hướng dẫn cài.
- Cần chỉnh theo mẫu riêng của công ty? Nhắn luôn để đặt làm riêng.