AI làm báo giá: từ tin nhắn khách ra file báo giá đúng bảng giá công ty

AI làm báo giá đang được nhiều người bán hàng tìm hiểu vì một cảnh quen thuộc: khách nhắn Zalo hỏi giá một loạt mặt hàng, mình phải mở file Excel bảng giá, dò từng mã hàng, tính chiết khấu theo số lượng, cộng thêm VAT và phí vận chuyển, rồi gõ lại thành một đoạn tin nhắn gửi khách — mất mười, mười lăm phút cho một lượt hỏi giá, và chỉ cần nhớ nhầm một bậc chiết khấu là báo sai số tiền. Nếu công ty có vài nhân viên cùng báo giá, mỗi người lại nhớ chính sách chiết khấu một kiểu, khách hỏi hai người ra hai giá khác nhau cũng là chuyện thường gặp. Đây đúng là việc AI (trí tuệ nhân tạo) làm nhanh và ít sai hơn người, miễn là được đưa đúng bảng giá và quy tắc chiết khấu thật của công ty, thay vì tự đoán số.

Skill “lap-bao-gia” làm được gì

• Tách mặt hàng và số lượng từ tin nhắn Zalo hoặc lời kể lại qua điện thoại
• Khớp đúng mã hàng hoặc tên hàng với bảng giá .xlsx của công ty
• Tự áp bậc chiết khấu theo số lượng, cộng VAT và phí vận chuyển theo đúng cấu hình
• Xuất file báo giá .xlsx và một tin nhắn ngắn gửi khách trong cùng một lần chạy
• Đánh dấu rõ mặt hàng ngoài bảng giá là 'cần báo giá riêng', không tự đặt giá bừa
• Gợi ý cách trả lời khi khách chê đắt, xin suy nghĩ thêm, hoặc so giá với đối thủ

AI làm báo giá là gì, dùng thế nào cho đúng

Nói đơn giản, AI làm báo giá là việc đưa cho một trợ lý AI (như Claude — trợ lý AI của Anthropic) hai thứ: bảng giá công ty (file Excel có mã hàng, tên hàng, đơn giá, các bậc chiết khấu) và yêu cầu của khách (tin nhắn Zalo, hoặc danh sách mặt hàng + số lượng). AI đọc hai thứ đó, khớp từng mặt hàng khách hỏi với đúng dòng trong bảng giá, tính thành tiền, áp chiết khấu theo đúng số lượng, cộng VAT và phí vận chuyển, rồi xuất ra một bản báo giá đầy đủ kèm một đoạn tin nhắn ngắn để gửi khách.

Điều cần hiểu đúng: AI làm báo giá không có nghĩa là AI tự chốt giá rồi tự gửi cho khách. Nó chỉ làm phần tốn thời gian nhất — dò bảng giá, tính toán, soạn chữ — còn giá cuối cùng và mọi cam kết đặc biệt vẫn cần người phụ trách xem lại. Nếu chưa hình dung skill Claude (gói cấu hình sẵn cho Claude AI, giao việc bằng lời gọi tự nhiên thay vì phải gõ prompt dài mỗi lần) là gì, có thể xem qua tổng quan Claude Skills trước khi đọc tiếp.

Vì sao hỏi chat từng lần không đủ

Nhiều người đã thử: mở Claude hoặc ChatGPT, dán tin nhắn khách vào, gõ thêm "báo giá giúp anh". AI trả lời được, nhưng thiếu bảng giá thật thì chỉ đoán giá, hoặc phải dán lại toàn bộ bảng giá Excel mỗi lần hỏi — dán thiếu một cột chiết khấu là tính sai ngay. Lần sau hỏi lại, lại phải dán lại từ đầu: bảng giá, thuế suất VAT hiện hành, phí vận chuyển mặc định, điều khoản thanh toán quen dùng. Mỗi nhân viên trong công ty làm một kiểu, mỗi lần lại nhắc lại một cách, kết quả là báo giá không đồng nhất.

Đây là chỗ một skill (gói cấu hình sẵn) khác với việc hỏi chat từng câu: cấu hình công ty — tên công ty, thuế VAT, phí vận chuyển, số ngày hiệu lực, điều khoản thanh toán — chỉ cần điền một lần vào một file, dùng lại cho mọi báo giá sau này. Mẫu báo giá cũng cố định sẵn, không phải mô tả lại cấu trúc bảng mỗi lần. Ai trong công ty cũng gọi cùng một skill, ra cùng một khuôn báo giá, theo đúng một bảng giá, một chính sách chiết khấu.

Skill 'Lập báo giá' làm được gì

Skill lap-bao-gia trong bộ skill Claude cho nghề văn phòng của LamKro làm đúng việc trên, dựa trên bảng giá và chính sách chiết khấu thật của công ty bạn:

• Đọc tin nhắn Zalo hoặc lời kể của khách, tự tách ra danh sách mặt hàng + số lượng.
• Khớp theo mã hàng nếu khách có nhắc mã, hoặc theo tên hàng (chấp nhận gõ tắt, không dấu); chỗ nào không chắc thì hỏi lại thay vì đoán.
• Tính thành tiền từng dòng, áp đúng bậc chiết khấu theo số lượng — lấy bậc cao nhất mà số lượng đạt tới, không cộng dồn sai.
• Cộng VAT theo thuế suất đang áp dụng, cộng phí vận chuyển, ghi ngày hết hiệu lực và điều khoản thanh toán — tất cả lấy từ file cấu hình công ty, không bịa.
• Xuất file báo giá dạng BG-YYYYMMDD-xx.xlsx kèm một file tin nhắn ngắn để gửi khách ngay.
• Mặt hàng nào không có trong bảng giá công ty thì đánh dấu rõ "cần báo giá riêng", không tự đặt giá theo suy đoán.
• Có sẵn hướng trả lời khi khách chê đắt, nói để suy nghĩ thêm, hoặc so giá với đối thủ — theo ba nguyên tắc cố định: không phá giá, không ép khách, không nói xấu đối thủ.

Ví dụ chạy thử (dữ liệu mẫu hư cấu)

Dưới đây là kết quả chạy thật của skill trên dữ liệu mẫu — toàn bộ tên khách, tên công ty và mặt hàng đều là dữ liệu hư cấu, chỉ để minh hoạ cách skill hoạt động, không phải khách hàng thật. Tin nhắn mẫu: khách "Anh Tuấn" hỏi giá ba mặt hàng có trong bảng giá, cộng thêm một mặt hàng không có trong bảng giá.

Đáng chú ý: 60 cây ống nhựa vượt ngưỡng "chiết khấu từ 50" nên được áp đúng 10% chứ không phải mức 5% của bậc "từ 10" — skill tự lấy bậc cao nhất mà số lượng đạt tới. Còn Bồn nước Inox 500L không có trong bảng giá thì bị đánh dấu cần báo giá riêng, không bị đoán giá bừa. Tổng cộng cả đơn: tổng tiền hàng 2.684.400đ, VAT 8% là 214.752đ, phí vận chuyển 150.000đ, ra tổng cộng 3.049.152 đồng, hiệu lực đến hết 28/09/2026, điều khoản thanh toán "chuyển khoản 50% khi đặt hàng, 50% còn lại khi giao hàng" — cả hai lấy đúng từ file cấu hình. Cuối file báo giá còn có dòng nhắc: bản báo giá này do trợ lý AI soạn, người phụ trách bán hàng cần xác nhận giá cuối trước khi gửi khách.

Cài đặt skill trong 3 bước

Muốn dùng skill lap-bao-gia trên claude.ai hoặc app Claude, làm theo ba bước:

1. Tải skill lên Claude. Vào Cài đặt (Settings) → mục Capabilities/Tính năng → Skills → Upload skill → chọn file zip đã tải → bật skill lên. Nhớ bật thêm tuỳ chọn "Code execution" (chạy mã)/"Tạo và chỉnh sửa file", vì skill cần chạy một đoạn Python để tính báo giá.
2. Điền cấu hình công ty một lần. Mở file cấu hình trong skill, điền tên công ty, địa chỉ, thuế suất VAT hiện hành, phí vận chuyển mặc định, số ngày hiệu lực báo giá, điều khoản thanh toán mặc định. Điền xong dùng lại cho mọi báo giá sau, không phải gõ lại mỗi lần.
3. Gọi bằng lời nói tự nhiên. Dán tin nhắn Zalo của khách vào và nói "lập báo giá cho khách này", hoặc kể miệng "khách hỏi giá 60 ống PVC phi 21 và 20 co nhựa 90 độ, báo giá giúp anh". Skill tự tách mặt hàng, tính toán và xuất file.

Trước khi dùng dữ liệu thật, có thể nhờ Claude chạy thử bằng dữ liệu mẫu có sẵn trong skill để hình dung kết quả, đúng như ví dụ ở phần trên.

Giới hạn và ai nên kiểm lại trước khi gửi khách

AI làm báo giá nhanh, nhưng chỉ là bản nháp. Vài điểm cần nhớ trước khi gửi cho khách:

• Giá cuối và mọi cam kết đặc biệt (bảo hành riêng, giao gấp, giảm giá thêm ngoài bảng chiết khấu) vẫn cần người phụ trách giá xem lại số tiền, chiết khấu và điều khoản thanh toán trước khi gửi khách — nhất là đơn hàng lớn.
• Mặt hàng ngoài bảng giá công ty không được skill tự đặt giá, chỉ đánh dấu cần hỏi thêm.
• Skill không đàm phán hợp đồng lớn, không thay việc thương lượng trực tiếp với khách VIP hay dự án cần thiết kế riêng.
• Bảng giá công ty và thông tin khách hàng là dữ liệu nội bộ — nên cân nhắc kỹ trước khi đưa vào AI, và đọc chính sách dữ liệu của gói Claude đang dùng; không cần và không nên nhập số CCCD, số tài khoản ngân hàng hay mật khẩu vào bất kỳ đâu trong quá trình dùng skill.

Bảng giá thường đi cùng việc mua hàng ở chiều ngược lại — nếu bên mua của công ty đang phải so nhiều báo giá nhà cung cấp để chọn, có thể xem thêm skill so sánh báo giá nhà cung cấp bằng AI. Còn nếu khách hay nhắn hỏi thêm sau khi nhận báo giá, có thể xem thêm skill AI trả lời tin nhắn khách hàng.

Nút "Tải skill" tải về file .zip đã khoá mật khẩu. Muốn dùng, nhắn Zalo 0868.508.585 để mua và nhận mật khẩu giải nén cùng hỗ trợ cài đặt; có thể đặt làm riêng theo đúng mẫu báo giá và bảng giá công ty bạn.

Câu hỏi thường gặp