Mỗi ngày mất hai tiếng chỉ để đi đăng bài: cách cắt

Sáng nào cũng vậy: mở máy, mở fanpage, mở kênh video, mở thêm một nền tảng nữa, và đến khi đăng xong thì đã gần trưa. Bạn vẫn tự nhủ “chỉ đăng bài thôi mà”, nhưng cuối ngày việc quan trọng thật sự thì chưa đụng tới. Bài này giúp bạn nhìn ra cái giá thật của việc đó, bằng chính số liệu của công ty bạn chứ không phải số liệu của tôi.

Hai tiếng đăng bài thật ra gồm những việc gì

Đăng một bài lên một nền tảng nghe thì đơn giản, nhưng nhìn kỹ là cả một chuỗi thao tác. Bạn mở nền tảng, tìm lại nội dung đã soạn, dán vào, tải ảnh lên, gõ chú thích, đổi khổ ảnh cho vừa khung rồi mới bấm đăng. Mỗi bước chỉ vài chục giây, nhưng cộng lại thành một vòng lặp mà không bước nào cần bạn suy nghĩ.

Rồi nhân vòng lặp đó với số kênh. Mỗi nơi một kiểu khung ảnh, một giới hạn chữ, một cách đặt chú thích, một chỗ để gắn đường dẫn. Chưa kể lần nào cũng có chuyện vặt: ảnh bị cắt mất phần quan trọng, chú thích mất xuống dòng, quên gắn đường dẫn nên phải vào sửa lại. Hai tiếng trong tiêu đề là con số nói cho dễ hình dung, không phải số đo; số thật của bạn có thể ít hơn hoặc nhiều hơn, và mục dưới sẽ chỉ cách đo.

Điều đáng nói là đây là việc tay thuần. Nó không tạo ra giá trị mới nào: nội dung đã soạn xong từ trước, nó chỉ đang được chuyển từ chỗ này sang chỗ khác. Vậy mà nó lại ăn đúng khoảng thời gian tỉnh táo nhất trong ngày của bạn, lúc đầu óc còn đủ sức để nghĩ những việc khó.

Có một điểm nữa khiến việc này khó nhận ra: nó rất dễ làm bạn thấy mình đang làm marketing. Mở nền tảng, dán, bấm đăng, thấy bài lên, thấy bận rộn và thấy như có kết quả. Nhưng bận với khâu chuyển nội dung đi chỗ khác không giống với việc làm cho nội dung tốt hơn.

Chi phí ẩn: việc không ai đo thì không ai cắt

Lương nhân viên có dòng trong sổ sách, tiền quảng cáo có dòng trong báo cáo, còn giờ đi đăng bài thì không nằm ở dòng nào cả. Nó chìm vào chữ “marketing” chung chung, nên không ai nhìn thấy, không ai hỏi và không ai cắt. Việc nào không bị đo thì cứ thế sống mãi, năm này qua năm khác, và người gánh nó thường là người bận nhất công ty.

Cái giá thứ hai là việc này vụn. Hai tiếng đăng bài hiếm khi nằm liền một khối; nó rải ra: mười lăm phút buổi sáng, một lúc sau cuộc họp, vài lần nhỏ buổi chiều khi chợt nhớ ra kênh nào đó chưa đăng. Mỗi lần như vậy bạn bỏ dở việc đang làm, đổi sang một việc khác hẳn, rồi phải mất công mới quay lại được mạch cũ.

Việc quan trọng như nghĩ hướng đi, viết một bài cho tử tế, làm một video, đều cần những khoảng tập trung dài. Việc vụn cắt những khoảng đó thành từng mẩu quá ngắn để vào việc sâu. Kết quả là cuối ngày bạn bận suốt mà việc đáng làm nhất vẫn nằm nguyên đó, và cái giá không nằm ở hai tiếng đăng bài mà ở những khoảng tập trung bị mất theo.

Tôi chưa có con số nào đo được mức hao tổn do bị ngắt quãng, và tôi không muốn trích đại một con số nghiên cứu cho nghe có vẻ khoa học. Bạn có thể tự kiểm trong chính tuần làm việc của mình: ngày nào bạn đăng bài rải rác, cuối ngày bạn làm được bao nhiêu việc dài, so với ngày bạn gom việc đăng vào một lúc?

Tôi nói điều này từ bên trong. Tôi một mình vận hành nhiều kênh YouTube và nhiều fanpage của chính tôi, nên biết cái bẫy này rất rõ: nếu không tách việc đăng ra khỏi tay mình, nó sẽ nuốt dần thời gian dành để làm nội dung. Đó là kênh của tôi, không phải kết quả làm cho khách; tôi chưa có số đo trên doanh nghiệp khách để đưa bạn.

Cách tự đo số giờ đang mất trong đúng một tuần

Đừng đoán, hãy đếm. Việc đo này không cần phần mềm, chỉ cần một tờ giấy hoặc một ô ghi chú trên điện thoại, và nó chỉ mất công của bạn trong một tuần. Làm theo thứ tự sau là đủ:

Tôi cố tình không điền số tiền nào ở đây, vì mức lương mỗi công ty mỗi khác và con số tôi bịa ra sẽ làm bạn hiểu sai. Con số đáng tin duy nhất là con số bạn tự đếm, bằng giờ thật và lương thật của công ty bạn. Nếu người ngồi đăng là chính chủ doanh nghiệp, hãy tính cả giờ của mình vào, vì thường đó là những giờ có thể dùng cho việc khác hiệu quả hơn nhiều.

• Chọn một tuần bình thường, không phải tuần có sự kiện hay đợt khuyến mãi lớn, để con số phản ánh nhịp làm việc thường ngày.
• Mỗi lần ngồi đăng bài, ghi giờ bắt đầu và giờ xong. Tính cả việc phụ: tìm lại ảnh, đổi khổ, sửa lỗi sau khi đăng, vào kiểm xem bài lên đúng chưa.
• Cuối tuần, cộng tổng số phút ra số giờ. Nếu có nhiều người cùng đăng, ghi riêng từng người, vì mức lương mỗi người khác nhau.
• Lấy số giờ đó nhân với mức lương theo giờ của chính người đã ngồi đăng. Lương theo giờ là lương tháng của người ấy chia cho số giờ làm việc trong tháng.
• Nhân tiếp với số tuần làm việc trong năm để thấy con số cả năm, rồi so với số tiền bạn đang dành cho những việc tạo ra giá trị thật.

Ba dấu hiệu bạn đang trả giá quá đắt cho việc tay

Không phải ai cũng cần cải tổ cách đăng bài. Nếu bạn chỉ có một kênh và mỗi tuần đăng vài bài thì làm tay vẫn ổn. Nhưng nếu bạn nhận ra mình trong những dấu hiệu dưới đây thì đáng ngồi đo ngay:

• Bạn đăng vào những giờ tiện cho bạn, chứ không phải giờ khách của bạn hay online. Lịch đăng đã thành lịch của người bận, không còn là lịch của người đọc.
• Kênh đứt nhịp mỗi khi người đăng nghỉ phép, đi công tác hoặc đơn giản là quên. Khi cả một kênh phụ thuộc vào việc một người có mặt, sớm hay muộn nó cũng đứt.
• Bạn ngại mở thêm một kênh mới, không phải vì thiếu nội dung mà vì sợ thêm một vòng đăng tay nữa. Lúc đó việc đăng đang quyết định số kênh của bạn thay bạn.

Giới hạn: bỏ được việc đăng tay không cứu được nội dung dở

Tôi cần nói rõ để bạn khỏi kỳ vọng sai. Tự động hoá việc đăng chỉ giải quyết chuyện chuyển nội dung đi đúng chỗ, đúng giờ; nó không làm cho nội dung hay hơn. Nội dung dở mà đăng đều đặn thì chỉ là dở một cách đều đặn, và còn nhanh chóng làm kênh của bạn mất người theo dõi hơn.

Thứ hai, ngay cả khi đã để lịch tự chạy, vẫn phải có người kiểm lại. Ảnh có thể bị cắt sai khổ, chú thích có thể mất xuống dòng, giờ đăng có thể lệch múi giờ, nhất là khi bạn có kênh nhắm tới khán giả ở nước khác. Máy làm đúng điều bạn đặt, nên nếu bạn đặt sai thì nó sai rất đều và sai rất nhiều chỗ cùng một lúc.

Thứ ba, nếu bạn dùng AI để soạn nội dung cho nhanh, hãy nhớ AI bịa số liệu và bịa tên một cách rất tự nhiên. Mọi con số, tên riêng, mốc thời gian vẫn phải do người kiểm trước khi đặt lịch. Đừng để việc đăng nhanh làm bạn bỏ qua khâu đọc lại.

Bắt đầu từ đâu: ba bước nhỏ trong tuần này

Bạn không cần đổi cả hệ thống ngay. Có số của mình rồi, bước tiếp theo là cách làm: tách việc soạn, duyệt và đăng, rồi để lịch tự chạy. Tôi đã viết riêng về chuyện đó ở bài lịch đăng nhiều kênh cho công ty nhỏ. Nếu muốn dựng cả quy trình cho công ty mình, lớp đào tạo AI một ngày của tôi đang nhận đăng ký khoá đầu tiên (lớp mới mở, chưa chạy khoá nào), còn hồ sơ của tôi ở đây nếu bạn muốn biết tôi là ai trước. Còn trong tuần này, chỉ cần ba việc sau, không tốn tiền:

• Đếm giờ đăng bài thật trong một tuần theo cách ở trên, ghi riêng từng kênh để biết kênh nào ngốn nhiều nhất.
• Gạch dưới những việc lặp lại giống hệt nhau mỗi lần đăng, như đổi khổ ảnh, dán đường dẫn, gõ cùng một đoạn kêu gọi. Đây là những việc đầu tiên nên bỏ khỏi tay bạn.
• Hỏi một câu thẳng: nếu người đăng nghỉ một tuần thì kênh nào đứt? Danh sách đó chính là chỗ rủi ro cần xử lý trước.