Trang chủ / Tin tức / Tour đoàn

Tổ chức tour cho công ty cần lưu ý gì: việc nên chốt sớm

Mỗi năm vào quý III, quý IV, nhiều phòng nhân sự, hành chính tìm đến nhà mình để tổ chức tour cho công ty. Đưa 20 hay 40 người đi cùng nhau khác hẳn chuyện đi nhóm bạn. Dưới đây là những việc tôi khuyên bạn chốt sớm, rút từ các đoàn Vân Du đã phụ trách.

Chốt số người, người đầu mối và đoàn lớn

Việc đầu tiên là biết đoàn bao nhiêu người, có cả người nhà đi cùng không. Số liệu này quyết định chọn xe, phòng và nhà hàng. Gói công ty của Vân Du dành cho đoàn 15 đến 30 khách, giá từ 2.200.000đ/khách, còn đoàn từ 40 khách thì báo giá theo từng đoàn.

Nên cử một người đầu mối, thường ở phòng nhân sự hoặc hành chính, làm việc trực tiếp với tư vấn viên. Mọi thay đổi về số người, tên khách, món ăn đều đi qua một người để khỏi lẫn.

Với đoàn từ 40 khách, chúng tôi tách thành nhiều xe, có một trưởng đoàn điều phối, nhà hàng đặt chỗ trước và khảo sát lịch trình trước khi đi. Giá được tính theo ngày đi và số khách.

Chọn ngày đi và ngân sách

Ngày đi ảnh hưởng đến giá. Ngày thường thường rẻ hơn, dịp lễ, Tết, hè giá có thể cao hơn 10 đến 30%. Nếu công ty linh hoạt, hãy chọn cuối tuần không trùng kỳ nghỉ dài, vừa dễ giữ chỗ vừa tiết kiệm.

Về ngân sách, giá gói công ty chưa gồm chi phí ngoài chương trình như đồ uống, quà lưu niệm, vé tham quan ngoài danh sách. Bạn nên dự trù thêm một khoản nhỏ, và nói rõ với nhân viên rằng khoản nào công ty chi, khoản nào tự túc.

Hợp đồng và hoá đơn

Công ty cần hợp đồng và hoá đơn VAT để quyết toán. Hãy cung cấp sớm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hoá đơn, tránh phải điều chỉnh sau chuyến đi. Chúng tôi gửi báo giá bằng văn bản, ghi rõ khoản đã gồm, chưa gồm và phụ thu.

Bạn đọc kỹ điều khoản đặt cọc và huỷ tour trong hợp đồng trước khi ký. Thông thường đặt cọc 30% để giữ chỗ và thanh toán đủ trước ngày đi 5 ngày, nhưng với đoàn lớn, điều khoản cụ thể có thể khác và sẽ ghi trong hợp đồng.

Hoạt động gắn kết: vừa sức, có người dẫn

Tour công ty không chỉ là đi chơi, nhiều nơi muốn có phần gắn kết. Chúng tôi sắp xếp hoạt động có người dẫn, nhưng tôi khuyên chọn trò vừa sức. Đoàn có người lớn tuổi, người có bệnh nền hoặc phụ nữ mang thai thì không nên có phần vận động mạnh.

Hãy hỏi trước, khảo sát nhanh nhu cầu của nhân viên. Ép mọi người chơi một trò mà nhiều người không muốn chỉ làm không khí gượng gạo.

Ăn uống, sức khoẻ, sự cố

Danh sách ăn kiêng, dị ứng nên gửi trước ngày đi, để nhà hàng chuẩn bị. Các thông tin sức khoẻ của cá nhân là việc riêng, nên để từng người tự báo hướng dẫn viên, không cần thông báo cả đoàn.

Về bảo hiểm, bảo hiểm mở rộng không nằm trong giá tour, công ty muốn đảm bảo thêm thì mua riêng. Chúng tôi không hứa thời tiết đẹp, lịch trình có thể điều chỉnh khi gặp mưa lớn, kẹt đường, và trưởng đoàn sẽ trao đổi với bạn trước khi đổi.

Danh sách rút gọn trước khi ký

Trước khi chốt, bạn kiểm lại các mục sau:

• Số người, người đầu mối, ngày đi.
• Ngân sách và khoản chi ngoài chương trình.
• Thông tin xuất hoá đơn VAT.
• Danh sách ăn kiêng, dị ứng.
• Điều khoản đặt cọc, huỷ tour.

Đặt tour☎ 0900 000 000